Bestellungen treffen häufig per E-Mail als PDF ein. Artikelnummern, Mengen, Lieferadressen und weitere Angaben müssen anschließend manuell übernommen werden. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von Übertragungsfehlern.
Mit digitaler Dokumentenverarbeitung lassen sich Bestellungen automatisch auslesen und strukturiert bereitstellen.
Warum die manuelle Erfassung aufwendig ist
Jeder Kunde verwendet eigene Vorlagen. Relevante Informationen stehen an unterschiedlichen Stellen und müssen zunächst im Dokument gefunden werden.
Typische Herausforderungen sind:
- Hoher Zeitaufwand bei der Übertragung von Bestelldaten.
- Unterschiedliche Dokumentenformate und Kundenlayouts.
- Fehler bei Artikelnummern, Mengen oder Lieferterminen.
- Verzögerungen durch fehlende oder unvollständige Angaben.
- Eingeschränkter Überblick über eingegangene Bestellungen.
So funktioniert die automatische Erfassung
Bestellungen digital entgegennehmen
Eingehende PDF-Dokumente werden zentral gesammelt, beispielsweise über ein festgelegtes E-Mail-Postfach oder einen Upload.
Relevante Informationen auslesen
Die Software erkennt wichtige Angaben wie Bestellnummer, Kunde, Artikel, Menge und Liefertermin. Diese werden aus dem Dokument extrahiert und übersichtlich dargestellt.
Daten prüfen und ergänzen
Erfasste Informationen können vor der Weiterverarbeitung kontrolliert werden. Fehlende oder unklare Angaben lassen sich gezielt nachbearbeiten.
Bestellungen weiterverarbeiten
Die strukturierten Daten stehen anschließend für die weitere Bearbeitung bereit. Abhängig von der vorhandenen Systemlandschaft können sie exportiert, manuell übernommen oder über eine Schnittstelle an ein ERP-System übertragen werden.
Welche Vorteile entstehen
- Weniger manuelle Dateneingaben und geringere Fehleranfälligkeit.
- Schnellere Bearbeitung eingehender Bestellungen.
- Besserer Überblick über offene Vorgänge.
- Strukturierte Informationen trotz unterschiedlicher Dokumentenvorlagen.
- Entlastung von Vertrieb, Auftragsbearbeitung und Verwaltung.
Wer Bestellungen aus PDFs automatisch erfasst, beschleunigt wiederkehrende Abläufe und schafft mehr Zeit für die eigentliche Kundenbetreuung.
Sie möchten Ihre Bestellprozesse vereinfachen? Ein Prozess-Check zeigt, wo sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren lassen.
